Wielki finał wdrażania KSeF – czas na małe firmy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób fakturowania w polskich firmach. Wdrożenie zostało podzielone na etapy, a kolejny ważny termin to 1 stycznia 2027 roku. Wtedy kończy się ułatwienie dla najmniejszych podatników korzystających z miesięcznego limitu 10 tys. zł, w tym mikrofirm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG).
Do końca 2026 roku można jeszcze wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami objętymi tym ułatwieniem nie przekracza 10 tys. zł. Do limitu wlicza się sprzedaż z faktur, które bez tego przepisu podlegałyby obowiązkowemu KSeF, a nie cały obrót firmy. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje już od faktury, która powoduje jego przekroczenie. MF wyjaśnia sposób liczenia limitu.
Od stycznia 2027 roku to ułatwienie wygasa, ale pozostają ustawowe wyłączenia z obowiązkowego KSeF. Przykładowo faktury dla konsumentów (B2C) można wystawiać w systemie dobrowolnie. Samo zwolnienie z VAT nie zwalnia natomiast z KSeF — obowiązek może dotyczyć również „nie-vatowców”.
Co zmienia się od 1 stycznia 2027 roku?
Dla firm kończących okres przejściowy oznacza to zmianę organizacji fakturowania. W transakcjach objętych obowiązkowym KSeF samo wysłanie zwykłego PDF-u mailem nie zastąpi wystawienia e-faktury. PDF lub wydruk może jednak nadal służyć jako jej wizualizacja i być udostępniany zgodnie z właściwymi zasadami.
- Faktury w formacie XML: Faktury objęte obowiązkiem muszą trafić do KSeF w wymaganej strukturze i otrzymać numer identyfikujący je w systemie, z uwzględnieniem zasad właściwych dla trybów offline i awarii.
- Zmiana statusu paragonów z NIP do 450 zł: Od 2027 roku nadal będzie można je wystawiać, ale nie będą już uznawane za faktury uproszczone. Fakturę trzeba będzie wystawić odrębnie, z zastosowaniem KSeF, jeżeli transakcja podlega temu obowiązkowi.
- Kary pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF: Od 2027 roku zaczną być stosowane szczególne sankcje dotyczące m.in. wystawienia faktury poza systemem mimo obowiązku lub niedotrzymania terminów przesłania faktur wystawionych w odpowiednich trybach offline lub awaryjnych. Odroczenie tych kar do końca 2026 roku nie oznacza wyłączenia wszelkiej odpowiedzialności podatkowej.
- Identyfikatory przy płatnościach: Od 2027 roku numer KSeF lub identyfikator zbiorczy będzie wymagany w określonych płatnościach między czynnymi podatnikami VAT za faktury objęte tym obowiązkiem, realizowanych przelewem lub innym instrumentem umożliwiającym podanie tytułu. Odrębne zasady obejmują też przelewy w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Obowiązek nie dotyczy automatycznie każdej płatności przedsiębiorcy.
Szczegóły i wyjątki opisują materiały Ministerstwa Finansów: zasady obowiązywania KSeF oraz podręcznik wystawiania i otrzymywania faktur (PDF, w tym zasady płatności).
Masz pytania dotyczące KSeF w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami już dziś – poukładamy Twój proces księgowy na nowo, zanim przepisy staną się restrykcyjne!